Netiquette, smartworking, mail e videochiamate; i consigli di Matilde Calamai

La buona educazione, sulla rete come nella vita, aiuta nelle relazioni e soprattutto nel business può compromettere l’esito di un affare. Ci sono delle regole base da seguire che potrebbero sembrare scontate, ma purtroppo non lo sono affatto, per esempio si dovrebbero evitare volgarità, insulti, pettegolezzi, uso di emoji, soprattutto in ambito professionale, ma anche evitare di scrivere un messaggio tutto in maiuscolo, inviare una mail senza l’oggetto e così via. Per questo motivo è nato il Galateo del Web, più conosciuto come Netiquette. Ho chiesto alcuni e utili consigli alla consulente di Galateo Aziendale Matilde Calamai-www.matildecalamai.net

Scrivimi una mail e ti dirò chi sei; è sempre vero?

“Sì, perché anche quando scriviamo una mail mostriamo dei lati della nostra personalità come il nostro stile, i nostri valori, il nostro carisma, grazie al tono e alle forme delle frasi e al nostro modo di porsi formale o informale e infine mostriamo la nostra educazione. Oggi più che mai dobbiamo sapere come costruire una mail sia in ambito professionale sia in ambito privato e grazie alla Netiquette possiamo avere chiare indicazioni al riguardo”-dice Matilde Calamai-“ricordiamo, poi, che la formalità nel business è la forma più usata: “Gentile Sig./Sig.ra” e “Cordiali saluti…” Con i colleghi una formalità “casual” è la più consona “Caro/a…” Un consiglio è quello di impostare la vostra firma elettronica o digitale, seguita dal ruolo attuale ricoperto, email e numero di telefono dove potrete essere raggiunti in caso di delucidazioni o chiarimenti. Il business richiede assunzione di responsabilità, per cui siate riconoscibili e comunicate il vostro stile con eleganza. Scrivete sempre in modo formale e gentile anche se siete infastiditi o contrariati. Non siate mai scortesi o arroganti, abbiate cura delle parole che scegliete poiché il business non perdona. Verba volant, scripta manent”.

Corpo e oggetto come devono essere scritti?

“Devono essere in sintonia ovvero l’oggetto deve sintetizzare il contenuto della mail. L’oggetto non può essere una frase lunga né una domanda, deve essere corto come il titolo di un libro o di un film. State attenti, poi, al correttore automatico, perchè spesso cambia le parole, attenti anche alla punteggiatura, ai verbi…Mi raccomando rileggete più volte prima di premere invio”.

Quali devono essere il taglio delle mail e la scrittura?

“Le mail devono essere SEMPLICI E BREVI,  esattamente come nell’ “Elevator Pitch” ( discorso conciso di trenta secondi per presentare se stessi o un progetto), quindi le mail devono essere anche CHIARE. La scrittura deve essere LINEARE, perciò limitate grassetto, maiuscole e sottolineato per le parole chiave, usate L’INTERLINEA tra un paragrafo e l’altro per facilitare la lettura e non utilizzate le faccine”.

Ma quando inviarla ?

“Negli orari di lavoro, perché il rispetto per la vita privata è importante per lavorare in armonia. Una volta inviata la mail attendete senza ansia la risposta perché non è sempre immediata”.

Come rispondere ?

“Valgono le stesse regole, solo che stavolta avete una mail di riferimento pertanto è necessario riferirsi a quel testo per poter capire immediatamente il seguito della questione e dove necessario cambiare l’oggetto in base al nuovo argomento.  Sono tanti gli aspetti della Business Etiquette, la prima impressione, l’immagine, la cortesia, il rispetto, lo stile, il fascino, l’esperienza che riuscite a far vivere ai vostri collaboratori o clienti… perciò tutto vi rappresenta e vi crea una reputazione, così avviene nel web, ricordate sempre che voi rappresentate la vostra azienda o l’azienda per cui lavorate, pertanto seguendo le regole dell’etichetta dimostrerete rispetto per il tempo e l’intelligenza della persona con cui andrete ad interagire”.

In questo periodo quasi tutti sono in smart work e sempre più, in qualsiasi professione dovremo essere pronti a videochiamate professionali. Quali consigli puoi darci?

“Lavorando da anni in televisione e collegandomi spesso in diretta, la politica è la stessa anche per chi, in questo momento di emergenza, lavora da casa. Ecco qualche consiglio per rendere professionale la vostra riunione virtuale: 

PERSONAL GROOMING-Anche se si è casa non possiamo dimenticare l’importanza della cura personale, il mio consiglio è quello di prepararsi esattamente come quando uscite, ovviamente se non avete appuntamenti video formali potete scegliere un abbigliamento casual ma non trasandato, una forma di rispetto verso se stessi ma anche verso amici e parenti che si collegheranno con voi durante la giornata. Se invece avete delle videochat di lavoro dovete assolutamente comportarvi come in ufficio o ad un colloquio di persona: lavatevi, pettinatevi e rigorosamente outfit da ufficio: giacca, camicia e cravatta per gli uomini se il meeting video coinvolge persone importanti altrimenti un abbigliamento business casual è il più indicato. Per le donne è necessario anche un trucco leggero e una pettinatura ordinata, meglio se una coda o chignon. 

LA RIPRESA-Posizionate il telefono o pc in modo stabile poiché le mani dovete averle libere, la ripresa deve essere ferma e vi devono vedere bene nel viso, altrimenti risulterete confusionari e poco professionali. 

In questo caso il piano americano sarebbe perfetto, ovvero mezzo busto, come i giornalisti dei tg per intendersi.

LA LOCATION E LO SFONDO-Scegliete una location adeguata al contesto. A meno che non abbiate un vero e proprio ufficio, lo sfondo è importantissimo,meglio se neutro come una parete bianca, una tenda biancao comunque di colore chiaro. Monocoloree non con disegni o ricami.

L’AUDIO-Deve essere pulito senza rumori di sottofondo, perciò o vi posizionate in una stanza dove potete chiudere la porta o utilizzate la porzione di stanza dove non c’è rumore.

LUCE-La ripresa deve essere buona anche per l’illuminazione, non si possono vedere videochat con persone inquadrate nella penombra. Fate delle prove prima di andare online, mi raccomando!

CONTENUTI VIDEOCHAT-Essendo una riunione virtuale di gruppo siate il più possibile sintetici, parlate solo dello stretto necessario e degli argomenti importanti altrimenti rischiate di far perdere il focus della riunione. Se avete da approfondire degli argomenti con qualcuno chiedete una chat privata. In entrambe le situazioni Il tono della conversazione deve sempre restare professionale anche se si è a casa e ci sentiamo più “rilassati”. 

DOCUMENTI-Ogni volta che è necessario per i partecipanti discutere di materiali / documenti, inviarli in anticipo,al fine di consentire a tutti l’accesso ai dati e consentire così di prepararsi per il meeting . Ciò eviterà spiegazioni preliminari, risparmiando tempo e facilitando il processo decisionale.

TESTARE PRIMA LA PIATTAFORMA-Quando si conduce una teleconferenza / videoconferenza, testare la piattaforma da utilizzare in anticipo e assicurarsi che tutti i partecipanti dispongano delle informazioni di accesso corrette e in modo tempestivo, soprattutto se è necessario scaricare un nuovo programma.

 NO AI RITARDI-I partecipanti devono effettuare l’accesso pochi minuti prima dell’orario indicato al fine di aggiustare tempestivamente eventuali errori di connessione o accesso così da non ritardare l’inizio della conversazione.

 MICROFONO MUTE-I partecipanti dovrebbero mettere i loro dispositivi (microfoni e telefoni cellulari) su “mute” ogni volta che non parlano, al fine di ridurre al minimo il rumore di fondo. Viviamo in un periodo in cui intere famiglie sono a casa e non sarà sempre possibile eliminare completamente il rumore delle attività domestiche.

SALUTI INIZIALI E FINALI-All’inizio dell’incontro, chiunque lo conduca dovrebbe salutare i partecipanti e ringraziare brevemente tutti per la loro presenza.Se il gruppo è numeroso non è necessario menzionarne uno per uno considerando l’uso di una piattaforma che mostra chi è online. È importante che tutti,  sia coloro che organizzano che quelli che partecipano, rispettino i tempi di chi sta parlando senza interrompere. Le interruzioni causano più confusione in rete di quando non siamo faccia a faccia.Quando è il vostro turno Iniziate sempre con “ Buongiorno – Buon pomeriggio- Buonasera “ e terminate con  “Arrivederci “. Sembra scontato ma non lo è affatto, ho assistito a videochat in cui si dice “Eccomi qua” o addirittura entrare subito nell’argomento senza salutare. Anche se arrivate più tardi nella conversazione ricordatevi di salutare. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TOLLERANZA

 

Se si verifica un’interruzione imprevista della connessione o dovuta al rumore involontario proveniente dall’ambiente di un partecipante, l’ideale è mantenere la calma, essere tolleranti e offrire gentilmente assistenza per correggere il problema.

 

 

Piaccia o no, il modo in cui comunichiamo incide sull’impressione che le persone hanno di noi e di conseguenza anche sui nostri progetti, per questo la Netiquette, ovvero il Galateo del Web, ci viene in soccorso.